A. Human Resource Planning
Planing / yang dilakukan oleh MSDM atau HRD memiliki fungsi merencanakan kebutuhan kariyawan untuk menempati bidang-bidang pekerjaan yang telah dikualifikasikan peran dan tanggung jawabnya. Mengapa kualifikasi karyawan ini penting ?
Tentu saja kualifikasi karyawan yang akan menempati posisi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing memang sangat perlu dilakukan. Bagaimanapun, lebih baik bagi perusahaan menempatkan orang-orang yang kompeten atau mampu menagani bidang yang ditugaskan kepadanya. Kalau menempatkan seorang akuntan pada divisi marketing misalnya, jelas hal ini kurang efektif karena bisaanya akuntan memiliki kecenderungan tertutp dan kurang bisa bergaul dengan masyarakat luas. Oleh karena itu, menempatkan seseorang dengan latar belakang komunikasi dan ilmu social lain rasanya lebih sesuai dan dapat memajukan divisi marketing tersebut.
Dalam membuat sebuah planning, MSDM perlu menganalisis terlebih dahulu pekerjaan apasajakah yang memerlukan keberadaan karyawan. Nantinya, hasil analisis ini bisa kita bedakan menjadi tiga garis besar, yaitu : isi pekerjaan atau konten, lingkup pekerjaan atau scope, dan klasifikasi pekerjaan.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh MSDM untuk memperoleh ketiga analisis tentang pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penentuan Tugas-tugas
MSDM perlu memerinci tugas apasajakah yang harus dilakukan karyawan dalam bidang pekerjaan tertentu. Misalkan, seorang office boy memiliki tugas untuk memelihara kebersihan kantor dan melayani keperluan para manager.
2. Penentuan Kegiatan-kegiatan dalam Pekerjaan
Kalau tugas berupa garis besar dari tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh karyawan maka kegiatan adalah hal-hal terperinci tentang tugas-tugas tersebut . dalam hal tugas seorang OB, penentuan kegiatannya antara lain : membersihkan debu dikantor, mengelap semua meja, mengganti air isi ulang, menyiram tanaman, menyiapkan minuman, dan lain sebagainya.
3. Penentuan perilaku-perilaku
Disini dijelaskan bagaimana seharusnya seorang karyawan bersikap sehubungan dengan tugasnya di perusahaan. kalau kita berbicara tenatang OB tadi maka MSDM perlu memeberikan training kepada mereka tentang bagaimana mereka harus bersikap kepada atasan, bersikap kepada klien, dan lain sebagainya.
4. Penentuan Kewajiba-kewajiban yang harus dilaksanakan
Tentu saja hal ini berkaitan erat dengan penentuan tugas dan kegiatan-kegiatan seperti diatas. Hanya saja kalau isinya tentang kewajiban maka bisa dilakukan dengan cara tertulis.
5. Penetapan Pengetahuan
Menentukan sedari awal kompetensi yang harus dimiliki oleh karyawan ketika akan ditempatkan pada bidang pekerjaan tertentu. Katakanlah mencari akuntan maka kita harus melihat ijazah akuntansinya.
6. Penetapan Kemampuan-kemampuan
Kalau pengetahuan berhubungan erat dengan pendidikan maka kemampuan berhubungan erat dengan keterampilan yang seharusnya dimiliki calon karyawan apabila melamar pada suatu perusahaan. Misalnya kita mencari seorang sopir maka kita harus melihat SIM-nya sebagai bukti bahwa ia memiliki kamampuan menyetir kendaraan.
7. Penetapan Kecakapan-kecakapan
Pengetahuan bisa diukur lewat ijazah, kemampuan bisa diukur lewat lisensi, lalu untuk kecakapan ? Nah, ini salah satu tugas MSDM untuk melihatnya pada sesi seleksi. Misalnya kecakapan berkomunikasi bagi seorang marketing, kecakapan melobi bagi seorang public relation, dan lain sebgainya.
8. Penetapan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik serta mental yang diperlukan dalam menunjang pekerjaan.
Hal ini bisaanya terkait dengan jenis pekerjaan tertentu, misalnya satpam yang memerlukan kekuatan fisik.
Setelah melakukan langkah-langkah dalam menganalisis pekerjaan, MSDM telah siap mengadakan pengumuman lowongan untuk bagian-bagian atau posisi tertentu pada perusahaan yang bersangkutan. Nantinya, lowowngan pekerjaan tersebut berisi tentang jenis pekerjaan yang dibutuhkan, penentuan pendidikan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan, tugas yang akan dijalani, serta alamat lengkap untuk melayangkan surat lamaran bagi para calon pelamar.
| Contoh apalikasi analisis pekerjaan oleh MSDM dan dua divisi, tenaga akunting dan tenaga pemasaran | ||
| Kriteria | Akunting | Marketing |
| 1. Penentuan tugas | Keuangan | Pemasaran produk |
| 2. Kegiatan | Pembukuan | Memasarkan produk |
| 3. Perilaku | Bekerja dibalik meja | Bekerja diluar ruang |
| 4. Kewajiban 2X | Menyelesaikan pembukuan perusahaan | Meningkatkan omzet, menjual produk |
| 5. Pengetahuan | Akuntansi, administrasi keuangan | Pemasaran, hubungan denga konsumen |
| 6. kemampuan | Menghitung, pembukuan | Menjual, relation ship |
| 7. Kecakapan | Menguasai akuntansi bon A, bon B, perpajakan | Menguasai perilaku konsumen, kebutuhan, dan keinginannya. |
| 8. Kepribadian, sikap | Tenang, teliti, tidak mudah jenuh | Ekstrover, ramah, cepat bertindak |
| | ||
Di samping membuat lowongan ppekerjaan, klasifikasi pekerjaan yang di lakukan akan memudahkn MSDM dalam beberapa hal lainya, yaitu sebagai berikut.
§ Job description
Dengan melakukan klasifikasi , kita bisa melakukan jobdesk dari sebuah pekerjaan yang berisi informasi, identifikasi, pertanggung jawaban, spesifikasi, atau standar-standar pekerjaan yang lainnya.
§ Job classification
Berisi pengelompokan, pengkelasan, dan jenis-jenis pekerjaan berdasarkan sistematika tertentu.
§ Job evalution
Merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam dan di luar perusahaan.
§ Job design restructuring
Merupakan usaha untuk merelokasi dan menstrukturalisasi pekerjaan dalam berbagai kelompok.
§ Personel requirement/ specification
Inilah yang tadi kita lakukan, yaitu mengadakan lowongan pekerjaan ssesuai dengan persyaratan yang bisa di lihat dari klasifikasinya.
§ Performance appraisal
Merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh para supervisor terhadap performance pekerjaan dari anak buahnya.
§ Worker training
Sebagai acuan pangadaaan pelatihan kerja.
§ Worker mobility
Yaitu mobilitas pekerjaan dalam karier yang meliputi posisi-posisi, okupasi, dan pekerjaan tertentu.
§ Efficiency
Dengan adanya pengklasifikasian MSDM, akan lebih memahami dan menangani pekerjaan mana yang terlalu menumpuk tanggung jawabnya dan pekerjaan mana yang kurang. Sehingga, bisa saling disilangkan tugasnya.
§ Safety
Lebih memfokuskan kepada penghentian, eliminasi, atau mengindari kondisi-kondisi fisik, lingkungan, dan perilaku kerja yang tidak aman.
§ Legal quasi legal requirements
Analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menyusun regulasi-regulasi dan berbagai ketentuan organisasi.
§ Human resourches planning
Kembali lagi klasifikasi tersebut bertujuan utama mencari orang yang tepat untuk mengisi pekerjaan tertentu. Istilahnya the right man in the right place.
B. Seluk – beluk rekruetmen
Setelah mencoba membuat planning dan telah menentukan klasifikasi pekerjaan tertentu, mengetahui tentang pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan kepribadian seperti apa yang dicari maka proses rekrutmen segera bisa dimulai. Pengumuman tentang adanya lowongan pekerjaan bisa dilakukan di media cetak, internet, radio, atau ditempelkan di kampus-kampus. Rekrutmen adalah salah satu bagian yang sangat penting dalam MSDM karena perusahaan memang memerlukan karyawan yang sesuai dengan kualifikasi tertentu. Oleh karena itu, ketika melakukan rekrutmen ada beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam iklan lowongan pekerjaan, yaitu karyawan yang diminta sesuai dengan kualifikasi peran, pekerjaan, dan keterampilan yang dimilikinya.
Iklan merupakan sarana untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar. Sehingga, perusahaan akan melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memnuhi standar kualifikasi tersebut. Dengan begitu, rekuitmendapat didefinisikan sebagai proses mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu perusahaan, rekrutmen ini juga sebagai langkah awal untuk mendapatkan caln karyawan yang tepat untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Berdasarkan waktunya, proses rekrutmen dibatasi sejak mencari atau memasang iklan lowongan hingga lamaran diajukan oleh pelamar.
Sebab-sebab dilakukannya rekrutmen diantaranya :
§ Berdirinya perusahaan baru;
§ Adanya peluasan usaha;
§ Adanya karyawan yang pindah ke prusahaan lain;
§ Adanya karyawan yang berhenti, baik atas kemauan sendiri atau diberhentikan perusahaan;
§ Adanya karyawan yang memasuki usia pensiun
§ Adanya karyawan yang meninggal dunia.
|
Pada proses rekrutmen, perlu diingat kembali untuk benar-benar memerhatikan deskripsi jabatan atau pekerjaan yang dikemukakan benar-benar tepat sehingga nantinya perusahaan juga akan memperoleh pelamar-pelamar yang benar-benar sesuai kriteria tugas dan tanggung jawabnya saat menduduki pekerjaan tertentu.
Berikut adlah manfaat yang dapat diperoleh perusahaan apabila melakukan rekrutmen secara tepat :
§ Pelamar yang direkrut benar-benar mendekati kriteria pengetahuan dan keterampilan yang diharapkan oleh perusahaan.
§ Pelamar yang direkrut nantinya benar-benar merupakan orang yang cocok dan memiliki sikap positif terhadap pekerjaannya.
§ Untuk jangka panjangnya, kepuasan kerja yang dirasakan pada karyawan yang menjalani proses perekrutan akan lebih besar dari pada karyawan yang lewat koneksi langsung.
§ Kinerja dan kualitas kerja yang dilakukan oleh karyawan hasil rekrutmen dengan deskripsi yang tepat dapat menjamin untuk mencapai titik paling optimal sesuai harapan perusahaan tersebut.
Dalam proses rekrutmen ini MSDM mulai menerima surat lamaran dari beberapa atau mungkin banyak pelamar.
Dalam membuat keputusan siapa sajakah dari para pelamar yang sesuai untuk diapnggil ke jenjang seleksi, MSDM perlu membuat keputusan yang terkadang tidak lepas dari aadnya human error. Human error dalam keputusan rekrutmen dapat dikarenakan oleh beberapa hal , yaitu sebagai berikut :
§ Pelamar yang potensial justru memutuskan untuk tidak melanjutkan proses lamarannya dikarenakan adanya hal-hal tertentu. Misalnya, pelamar melanjutkan study-nya di luar kota atau luar negri, bekerja di perusahaan lain, atau mendapat tawaran lain yang dianggap lebih menguntungkan.
§ Terjadinya kesalahan pada cara rekrutmen seperti materi, keterangan, atau informasi yang berkaitan dengan lowongan kerja bisa menyebabkan adanya human error. Contohnya, keterangan permintaan di iklan lowongan yang salah, waktu penerimaan lamaran yang terlalu pendek, dan lain sebagainya.
C. Seleksi dan Perangkatnya
Proses berikut dari pengadaan rekrutmen karyawan adalah tahap seleksi. Seleksi dikatakan sebagai kegiatan perusahaan untuk memilih calon karyawan sebgai perusahaan untuk memilih calon karyawan yang tepat dan meyisihkan calon pelamar yang tidak memenuhi syarat dan dianggap kurang teapt untuk diterima pada posisi pekerjaan tertentu dalam sebuah perusahaan. Proses seleksi merupakan usaha sistematis yang meyakinkan bahwa mereka yang diterima nantinya akan benar-benar sesuai dengan kriteria, sesuai dengan pendidikan, kamampuan, keterampilan, dan sikap yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Untuk perusahaan yang tidak memiliki divisi MSDM dan hanya mempergunakan jasa konsultan MSDM dalam melakukan proses seleksi maka perlu kiranya mempertimbangkan satu hal penting berikut, yaitu penentuan karyawan yang akan dipilih untuk menduduki jabatan atau pekerjaan tertentu di perusahaan tersebut haruslah dipilih langsung oleh perusahaan yang bisa di wakilkan pada staf kepercayaannya.
Proses seleksi oleh perusahaan juga perlu mempertimbangkan feedback atau umpan balik dari para pelamar yang gugur maupun pelamar terpilih dalam proses seleksi. Feedback ini bisa dijadikan acuan untuk proses seleksi selanjutnya dalam waktu yang lainnya agar perusahaan terhindar dari sikap arogansi.
Tahapan –tahapan dan pelengkapan yang bisa digunakan selama seleksi, antara lain sebagai berikut :
1. Seleksi dokumen\
Pada tahapan ini, semua kertas lamaran atau pelamar diperhatikan dengan cermat oleh MSDM , dipilih mana yang memnuhi syarat secara administratif dan mana yang tidak. Pelamar yang memnuhi syarat secara administratif dilanjutkan untuk proses seleksi selanjutnya, sedangkan yang belum memenuhi diletakan dulu file-nya. Namun sebaiknya, jangan terburur-buru untuk membuangnya. Sebab, bisa jadi kita akan membutuhkannya selam proses seleksi belum selesai.
2. Psikotes
Bagi MSDM menggunakan psikotes terasa lebih standard untuk mengukur kemampuan yang dimiliki oleh para pelamar.
3. Tes intelegensi
Sperti halnya poin ke-2 bahwa pelaksanaan tes intelegensi ini juga bermaksud melihat kapasitas dan kecerdasan seorang pelamar secara IQ, sehingga bisa diperkirakan bagaimana kalau mereka diserahi tanggung jawab pelaksanaan pekerjaan yang sesuai.
4. Tes kepribadian
Dilaksanakan untuk lebih memahami kepribadian seorang calon karyawan. Sehingga, MSDM dapat lebih mengetahui seluk-beluk kepribadian dan sikapnya. Meskipun berbagai tes psikolog tidak memiliki kemutlakan dalam validitasnya, namun jauh lebih baik daropada kita tidak mengetahui sama sekali tentang kepribadian dan kemampuan kerja calon karyawan.
Menurut Dale (2003), metode yang dipergunakan dalam proses seleksi seharusnya tidak mengandung banyak ornamen, tetapi tidak juga mengalihkan keguanaan yang sesungguhnya dapat membantu pertimbangan penyeleksian menenai kandidat terbaik untuk jabatan pekerjaan yang dibicarakan dan memiliki persyaratan yang sesuai bagi perusahaan.
5. Tes kesehatan
Tes kesehatan sangat diperlukan pada posisi pekerjaan atau jabatan tertentu, terutama yang berhubungan dengan fisik karyawan. R&D misalnya, haruslah seorang yang tidak memiliki cacat buta warna, security harus memiliki tubuh tyang ideal dan sehat, serta posisi-posisi lainnya.
6. Wawancara
Pungkasan seleksi yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan, yaitu adanya wawancara terhadap calon karyawan. Wawancara bisaanya dilakukan untuk melengkapi hasil tes tulis dan psikotes yang telah dilakukan sebelumnya. Hal-hal yang tidak mungkin digali pada saat proses tes tertulis bisa jadi akan digali pada saat wawancara tersebut.
Satu hal yang bisa dipastikan bahwa proses seleksi dalam tahapan wawancara memiliki tujuan tertentu yang bisaanya berkaitan dengan keingintahuan akan kterampilan teknis yang dimiliki pelamar, mengetahui kepribadian pelamar, atau hanya sekedar ingin mengetahui cara pelamar menangani permasalahan pada situasi yang berbeda.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang kerap digunakan untuk menggali informasi lebih dalam terhadap calon karyawan asat sampai pada tahapan wawancara :
1. Mengapa kami harus mempekerjakan anda?
Dengan pertanyaan ini, MSDM dapat mengerti sisi keunikan pelamar yang mungkin saja bisa mewarnai dan miningkatkan produktivitas pada perusahaan.
2. Mengapa tertarik bekerja di perusahaan ini?
Pertanyaan ini memancing motivasi dari calon pelamar yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menerima dia atau tidak di perusahaan.
3. Apa Kelemahan utama Anda?
Pertanyaan yang dapat memperlihatkan sikap seorang pelamar apakah dia jujur, rendah hati, memeiliki keprcayaan diri tinggi, atau sombong.
4. Mengapa anda berhenti dari pekerjaan sebelumnya?
Hanya dipertanyakan bagi pelamar yang sudah pernah bekerja.
5. Bagaimana anda mengatasi masalah?
Menunjukan bagaimana cara seseorang menghadapi permasalahan dan keadaan yang mendesak secara umum.
6. Apa prestasi yang anda banggakan?
Menilai kepercayaan diri calon karyawan serta melihat kepribadiannya.apakah sobong, rendah hati, atau malah rendah diri
7. Berapa gajih yang anda harapkan?
Pertanyaan krusial ini memudahkan MSDM melihat platform gajih yang diiinginkan calon pelamar apakah sesuai atau tidak .
8. Ceritakan tentang diri anda!
Bagan Pohon Keputusan yang Bisa Digunakan MSDM dalam Proses Seleksi
|
Tidak Sesuai Sisihkan |
|
Tidak Sesuai Sisihkan
|
Tidak Sesuai Sisihkan
|
| |||
| |||
Sesuai
0 komentar:
Posting Komentar